Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn we op zoek naar een

Implementatiebegeleider

Opdrachtomschrijving

De Interdepartementale Post en Koeriersdienst (IPKD) is de rijksorganisatie voor alle logistieke diensten. Met meer dan 1.000.000 zendingen per jaar weten wij als geen ander hoe we om moeten gaan met vertrouwelijke of gerubriceerde documenten. Voor kleinere zendingen die vaak met spoed vervoerd moeten worden, bieden wij koeriersdiensten aan. Zijn er grotere volumes of zware zendingen te vervoeren? Dan is dat voor ons ook geen probleem. Onze chauffeurs rijden met vrachtwagens door heel Nederland. Ook voor zwaar transport zoals boeien voor de scheepvaart of in beslag genomen voertuigen is de IPKD de speler binnen de rijksoverheid. Lees verder op www.rijkskoeriers.nl.

De IPKD maakt gebruik van een order data-applicatie die op de achtergrond is gekoppeld aan een aantal webportals. Binnen de IPKD wordt dit systeem aangeduid als Koerier.com. In dit systeem staan de orders die de IPKD uitvoert met alle daarbij behorende gegevens om het vervoer van documenten, pakketten en personen te coördineren en plannen en van een prijs te voorzien. Door de jaren heen is er veel maatwerk verricht aan het huidige systeem. Het volledig operationeel houden van het systeem zorgt niet alleen voor veel onderhoud en daarmee kosten, maar ook voor een verhoogde werkbelasting bij de IPKD. De IPKD heeft daarom besloten een standaard Transport Management Systeem (TMS) aan te schaffen ter vervanging van Koerier.com. Een Transport Management Systeem met standaardoplossingen dat doorlopend wordt doorontwikkeld door de leverancier op basis van wet- en regelgeving en transporteisen. Het standaard TMS moet daarnaast bijdragen aan het vereenvoudigen van werkprocessen en het op termijn afnemen van werkzaamheden. Tevens moet het TMS voorzien in centralisatie van data waardoor managementinformatie en analyses gemaakt kunnen worden. De aanbesteding voor een TMS is inmiddels afgerond en de IPKD is gestart met het implementeren van het TMS binnen de IPKD. Om de implementatie succesvol te kunnen doorlopen is de IPKD op zoek naar een implementatiebegeleider.

Als implementatiebegeleider ben je onderdeel van het projectteam dat voor dit project is geformeerd en rapporteer je aan de projectmanager van het project. Je vervult de rol van implementatiebegeleider in het project TMS. Als implementatiebegeleider:

  • fungeer je als sparringpartner voor de projectmanager en product-owner;
  • treed je namens de gebruikers op als plaatsvervangend key-user en maak je vanuit die rol de planprocessen binnen de IPKD en het nieuwe TMS je volledig eigen;
  • coördineer je het opstellen van de werkprocessen (planprocessen) in relatie tot het TMS en werk je deze processen uit. Hiervoor stem je af met alle relevante stakeholders en adviseer je over een juiste inrichting van de processen in relatie tot de inrichting van het TMS;
  • ben je samen met de functioneel beheerders verantwoordelijk voor het inrichten van het TMS conform de werkprocessen van de IPKD;
  • lever je een bijdrage aan het testplan, het opstellen van testscripts en het uitvoeren van de testen samen met gebruikers en functioneel beheerders;
  • bedenk je samen met de projectmanager en projectteam wat er (aan middelen en activiteiten) nodig is om de implementatie van het TMS binnen de IPKD soepel te laten verlopen;
  • voer je de implementatiewerkzaamheden in samenwerking met het projectteam uit, concreet betekent dit in ieder geval: het maken van werkinstructies o.b.v. procesbeschrijvingen voor de verschillende gebruikersgroepen (operationeel managers en chauffeurs); het maken van de communicatiemiddelen (samen met de communicatieadviseur); het opstellen van een opleidingsplan voor het trainen van de gebruikers; het vormgeven van de trainingen conform het opleidingsplan; het plannen en coördineren van de trainingen; het uitvoeren van de trainingen als trainer;
  • bied je na livegang ondersteuning aan de operationeel managers bij het gebruik van het TMS en fungeer je als ‘helpdesk’ voor vragen van medewerkers;
  • lever je een bijdrage aan overige projectactiviteiten.

Eisen en wensen

  1. Je hebt een Hbo werk- en denk niveau;
  2. Je beschikt over aantoonbare ervaring met IT-implementaties;
  3. Je hebt aantoonbare ervaring met het inrichten van applicaties;
  4. Je beschikt over aantoonbare ervaring met het inrichten van (operationele) processen;
  5. Je beschikt over ervaring op het snijvlak tussen IT-implementaties en de operatie/business;
  6. Je hebt ervaring met het verzorgen van trainingen/opleidingen;
  7. Je beschikt obij voorkeur over beschikt over ervaring bij een uitvoeringsorganisatie;
  8. Verder beschik je over de volgende competenties en/of vaardigheden:  
    • Je hebt uitstekende contactuele en communicatieve vaardigheden en kan dit toepassen op verschillende niveaus;
    • Je kunt medewerkers motiveren en ondersteunen in hun leerproces;
    • Je bent organisatiesensitief en omgevingsbewust;
    • Je beschikt over een sterk analytisch en een groot reflecterend vermogen;
    • Je bent in staat om processen snel te doorgronden om tot de kern van het probleem te komen;
    • Je bent proactief en pragmatisch en hebt een hands-on-mentaliteit;
    • Je bent een teamplayer, maar kunt ook goed zelfstandig werken.
Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Voeg een motivatiebrief van maximaal 2 pagina’s A4 en CV van maximaal 3 pagina’s A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe (PDF). Ten aanzien van referenties de vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Vermeld het opdrachtnummer op je eventuele reactie. Stuur je CV en motivatiebrief voor 11 mei 2021 naar ons administratiekantoor zp@jong-en-ko.nl 
Overige informatie in verband met Corona 
In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega’s waar mogelijk thuis. Komt de kandidaat in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever vooralsnog een video-gesprek in met de kandidaat. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen. De kandidaat voert het gesprek alleen. 
  • Begindatum: z.s.m.
  • Einddatum opdracht: 12 maanden vanaf begindatum
  • Optie tot verlenging: Ja; 6 maanden
  • Standplaats: Den Haag/ thuis
  • Uren :  36 uren per week
  • Gesprek: z.s.m.
Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je mail. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.  
Nadere informatie verkrijgbaar bij team ZP&co 085 – 877 02 67.  
ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld jouw vacature aan op ons administratiekantoor zp@jong-en-ko.nl Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing. 


Implementatiebegeleider / Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)/ schaal 11 BBRA /Aeves/ Kwame

Tagged as: ICT en IT, Logistiek, Overige, Projectmanagement