• Utrecht
  • Solliciteren is gesloten
  • Opdrachtnummer: Z 21325

Gemeente Utrecht

Voor de Gemeente Utrecht zijn we op zoek naar een

Griffiesecretaris

 

Opdrachtomschrijving

Ter uitbreiding van het Raadssecretariaat zijn we op zoek naar een tijdelijke collega. Een stevige én ervaren Griffiesecretaris die snel inzetbaar is, verstand van zaken heeft en de politieke en persoonlijke sensitiviteit heeft om soepel én voortvarend kan inspringen in het team. De huidige werkdruk in het team is fors en we voorzien geen afname in de komende tijd.
De Utrechtse Gemeenteraad bestaat uit 12 fracties en is de jongste Raad van Nederland. De
Het Raadssecretariaat) ondersteunt de Raads- en Commissievergaderingen, de mondelingeen schriftelijke vragen en de verwerking van ingekomen stukken en bestaat op dit moment uit drie medewerkers met ieder een eigen portefeuille De secretarissen gaan meer in gezamenlijkheid werken en de inzet van de tijdelijke secretaris zal daarom op verschillende
portefeuilles plaatsvinden. Het kwaliteitsniveau van de afdeling is zeer hoog en er is een groot gevoel voor verantwoordelijkheid en eigenaarschap op de diverse werkzaamheden.

Je bent een eerste aanspreekpunt voor praktische zaken rond de bestuurlijke stukken, het agendabeheer en de voorbereiding op de Raads- en Commissievergaderingen. Jij verzorgt de logistiek van de daadwerkelijke agendering en afhandeling van voorstellen aan de gemeenteraad. Je verzorgt het aanbieden van stukken aan raadsleden in de digitale
systemen en adviseert collega’s over procesgang van adviezen en stukken voor de Raad en Commissies en beoordeelt stukken voor agendering/verzending op volledigheid en leesbaarheid.
Je bent organisatorisch verantwoordelijk voor praktische zaken rond Raads/Commissievergaderingen (waaronder locatie, logistiek, catering en faciliteiten). Je hebt informerend en adviserend contact met: medewerkers vanuit allerlei
organisatieonderdelen, de fracties en individuele Raadsleden, Commissies en medewerkers van de griffie.
Het werk en de huidige organisatie van de Griffiesecretarissen is volop in ontwikkeling. We staan open voor een actieve bijdrage in de transitie die op dit moment ontwikkeld wordt.

Competenties

Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang je goed zicht hebt op bestuurlijke
verhoudingen en processen in onze Gemeenteraad en de ondersteuning van de Raad. Door Versie maart 2019
jouw stevigheid, je oog voor structuur, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en ben jij volledig in control. Je houdt van een dynamische omgeving en tegelijk kun je je in een drukke omgeving goed concentreren en bijzonder accuraat werken.
Op persoonlijk vlak vinden we het van belang dat je beschikt over een sterke politieke radar, een grote dosis omgevingssensitiviteit en een scherp afgesteld gevoel voor persoonlijke verhoudingen. Je stelt graag verbeteringen in het proces voor, maar kan die vanuit de inhoud beargumenteren en laat daarin merken dat je weet waar het over gaat.

Eisen en wensen

    1. Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.
    2. Je hebt niet minder dan 3-5 jaar ervaring als Griffiesecretaris (of gerelateerd) bij een Provincie, G4 of 100K+ gemeente.
    3. Je hebt een sterke affiniteit en interesse op het gebied van bestuurlijke besluitvorming.
    4. Je hebt kennis van procedures/werkwijzen rond de Gemeenteraad.
    5. Je bent digitaal vaardig.
    6. Je hebt de bereidheid om, indien nodig, in uitzonderlijke gevallen tot laat in de avond aanwezig te zijn op het Utrechtse Stadhuis ter ondersteuning van de Raads- en Commissievergaderingen.
Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Voeg een motivatiebrief van maximaal 2 pagina’s A4 en CV van maximaal 3 pagina’s A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe in Word. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Vermeld het opdrachtnummer op je eventuele reactie. Stuur je CV en motivatiebrief voor 16 september 2021 naar ons administratiekantoor zp@jong-en-ko.nl.  
Overige informatie in verband met Corona   
In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega’s waar mogelijk thuis. Komt de kandidaat in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever vooralsnog een video-gesprek in met de kandidaat. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen. De kandidaat voert het gesprek alleen.  
  • Begindatum: per direct
  • Einddatum: 31 december 2021
  • Optie tot verlenging: Ja; 21 keer 1 maand
  • Standplaats: Utrecht
  • Uren: 24 uur per week  
  • Aantal kandidaten: 1
  • Gesprek: z.s.m
Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je mail. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.  
Indien je geen ZZP’er bent kun je ook reageren. Wij bieden je dan, voor de periode van de opdracht, een marktconform salaris.  
ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld uw vacature aan op ons administratie info@jong-en-ko.nl.  Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing. 
Griffiesecretaris/gemeetne Utrecht/nego4/70/

Tagged as: Secretaris en PMO