• Utrecht
  • Solliciteren is gesloten
  • Opdrachtnummer: Z 22114

Gemeente Utrecht

Voor de gemeente Utrecht zijn we op zoek naar een

Managementassistent

De organisatie
Culturele Zaken ontwikkelt cultuurbeleid en stimuleert en versterkt het kunstzinnige klimaat in de stad. In de functie van Managementassistent ben je lid van het Ondersteuningsteam. Momenteel zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanging i.v.m. verlof van een collega voor de duur van minimaal 3 maanden. Culturele Zaken is een zelfstandig onderdeel van de gemeentelijke organisatie. We zoeken namens de gemeente Utrecht een managementassistent pur-sang met al de nodige ervaring in het vak. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord.

Opdrachtomschrijving

  • Hoofd en MT ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied;
  • Een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning
  • Met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen beheert en in staat bent om in te schatten wat urgent is en wat belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder communiceert;
  • Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailboxen in IBABS komen te staan en een perfecte aansluiting van Outlook en IBABS;
  • De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer en ondersteuning van overleggen horen naadloos regelt;
  • Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van de afdeling;
  • Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
  • Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar zijn ;
  • Een goede pen hebt als notulist;
  • Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

Eisen en wensen  

  1. Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO plus niveau;
  2. Je beschikt over werk- en denkvermogen op tenminste MBO plus niveau;
  3. Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent, bij voorkeur op directieniveau;
  4. Je hebt bij voorkeur recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
  5. Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunst deze je snel eigen maken (zoals Teams, Office, IBABS, Digitpalza).
Daarom zijn we benieuwd naar wie jij bent! Voeg een motivatiebrief van maximaal 2 pagina’s A4 en CV van maximaal 3 pagina’s A4, enkelzijdig, lettergrootte 10 toe in Word. Ten aanzien van referenties vragen wij: naam, bedrijf en telefoonnummer. Je wordt beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt je niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarnaast wordt er beoordeeld op diverse wensen. In je aanbieding moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden. Vermeld het opdrachtnummer op je eventuele reactie. Stuur je CV en motivatiebrief voor 18 oktober  2021 naar ons administratiekantoor info@jong-en-ko.nl.  
Overige informatie in verband met Corona In verband met de richtlijnen van het RIVM, werken onze collega’s waar mogelijk thuis. Komt de kandidaat in aanmerking voor een interview, dan plant de opdrachtgever een gesprek in met de kandidaat. Er zal tijdig contact worden opgenomen om de instructies hiervoor door te nemen.
  • Begindatum: 18 oktober 2021
  • Einddatum: 1 februari 2022
  • Optie tot verlenging: onbekend
  • Standplaats: Utrecht
  • Uren: 36 uur per week
  • Aantal kandidaten: 1
  • Gesprek: z.s.m.
Een indicatie van je uurtarief voor deze opdracht zien wij graag in je mail. ZP&co werkt in opdracht van de externe opdrachtgevers met uurtarieven inclusief reis en verblijfkosten, exclusief BTW.  
Indien je geen ZZP’er bent kun je ook reageren. Wij bieden je dan, voor de periode van de opdracht, een marktconform salaris.  
Nadere informatie verkrijgbaar bij team ZP&co: 085 – 487 85 00. 
ZP&co is een bemiddelingsorganisatie/coöperatie voor ZZP’ers met een HBO+ werk-denkniveau. Wij hebben geen winstdoelstelling. Jij als Zelfstandig Professional staat centraal in onze coöperatie. Doe mee en word lid. Bedrijven die op zoek zijn naar ZZP’ers. Wij hebben ze. Meld uw vacature aan op ons administratie info@jong-en-ko.nl.  Met een achterban van ruim 14.000 ZZP’ers heeft de coöperatie altijd een oplossing. 
Managementassistent/gemeent Utrecht/nego4/65

Tagged as: Interim management, Secretaris en PMO